26 Febrero

SECRETARIA GENERAL

Secretario General de la Asamblea Departamental: Dr. Alvaro Caro

Denominación del Empleo: Secretario de Despacho.

Dependencia: Secretaría General.

CorreoElectronico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

Telefono: 6424947
Fax: 6526919

Propósito Principal:

Planear, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas de la Asamblea Departamental, generando los procesos adecuados para un funcionamiento óptimo de la misma, permitiendo así el cumplimiento a su misión.

Descripción de las funciones esenciales:

  • Asistir a todas las sesiones.
  • Firmar las Actas y Resoluciones.
  • Dar lectura a los proyectos, proposiciones y demás documentos que deban ser leídos en las sesiones.
  • Informar sobre los resultados de las votaciones que se cumplan en la Corporación.
  • Elaborar las comunicaciones oficiales que deban ser enviadas por el presidente.
  • Mantener organizado y actualizado un registro de entrega y devolución de documentos y mensajes enviados a las respectivas comisiones.
  • Coordinar la grabación de las sesiones plenarias y vigilar la seguridad de las cintas y actas.
  • Ordenar la reorganización y la asignación de funciones, en los eventos que se requiera utilización del personal por fuera del recinto de la asamblea.
  • Facilitar a los diputados toda la información que soliciten con relación a la corporación.
  • Ser secretario de la comisión de mesa.
  • Presidir el comité asesor de la presidencia.
  • Ejercer las funciones de jefe de personal de la corporación
  • Expedir las certificaciones y los informes, si no fueren reservados que soliciten las autoridades y los particulares.
  • Plantear sugerencias sobre modificaciones administrativas y técnicas, en forma que beneficien el desarrollo de la gestión, manteniéndose en permanente actualización en la implementación de nuevos sistemas, estrategias y procedimientos para el desarrollo de sus actividades.
  • Formular e implementar las políticas de administración y bienestar de personal.
  • Administrar los servicios soporte a la ejecución institucional.
  • Administrar los documentos públicos que reposan en la Asamblea Departamental.
  • Organizar y controlar el sistema de inventarios de la asamblea.
  • Organizar el desarrollo del sistema de información de la Asamblea.
  • Evaluar periódicamente el funcionamiento de la estructura organizacional de la entidad, proponiendo los ajustes necesarios para mejorar la gestión administrativa y adaptarla a la normatividad vigente y las innovaciones tecnológicas.
  • Recibir, radicar y realizar todo el procedimiento a los proyectos de ordenanza que se presenten a la corporación.
  • Prestar colaboración a los H.H.D.D en lo que se refiere a la información que llega al despacho, solicitudes de las comunidades, gestiones solicitadas por autoridades locales y comunidades, en cuanto a la presentación y desarrollo de los diferentes proyectos.
  • Ejecutar el sistema de control interno.
  • Recomendar pautas para la determinación, implantación, adopción, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno.
  • Determinar los métodos y técnicas de trabajo para realizar las distintas actividades en forma adecuada y permanente.
  • Adelantar las investigaciones disciplinarias contra los servidores públicos que por acción u omisión de sus funciones incurra en las faltas establecidas por la Ley.
  • Coordinar las actividades de prensa, relaciones públicas, protocolo, divulgación y publicidad.
  • Coordinar, dirigir y controlar el desarrollo de los programas, los procesos y normas que rigen el desarrollo de las actividades contables de la corporación.
  • Tramitar ante la tesorera departamental los recursos financieros y ordenes de pago, para cubrir las necesidades presupuestales inmediatas de la Asamblea departamental.
  • Estudiar asuntos que le sean sometidos a su consideración y recomendar lo conducente.
  • Asistir y aconsejar al presidente en los programas y proyectos que presenten a la corporación.
  • Elaborar proyectos de actos administrativos que se generen dentro del normal desarrollo de la entidad.
  • Organizar y mantener actualizada la normatividad existente relacionada con las autoridades que desarrolla la entidad.
  • Elaborar los documentos que genere dentro del normal desarrollo de la entidad.
  • Brindar orientación y atención al público en general sobre los diferentes servicios que presta la entidad.
  • Propender por el correcto uso y cuidado de los elementos de la entidad.
  • Las demás funciones que le sean asignadas por el superior inmediato de acuerdo con la naturaleza del empleo.

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